NERDHAVEN

Ganz am Anfang meines Projektes „Papierloses Büro“ stand natürlich die Entscheidung welchen Weg ich gehen möchte. Das all-inklusive Paket für Summe X im Monat und sich um nichts kümmern müssen (außer natürlich das einscannen) oder doch lieber alles selber machen dann aber auch die entsprechende Arbeit damit haben.

Da ich doch immer wieder mal gefragt wurde warum ich nicht einfach Fileee verwende, das ja exakt für Leute wie mich entwickelt wurde, hier mal meine Gedanken dazu: ja, ich hatte mir Fileee angesehen und finde die Idee und die Umsetzung sehr, sehr gut. Warum ich mich dann doch dagegen entschieden habe ist recht simpel. Ich mag es nicht wenn fremde Menschen die Möglichkeit haben auf solch sensible Daten von mir zuzugreifen. Sicher tut Fileee, innerhalb seines Konzeptes, das Möglichste um hohen Datenschutz zu gewährleisten, aber wer sagt mir denn das der Laden nicht in ein paar Jahren von irgendeinem amerikanischen oder chinesischen Investor gekauft wird? Und wie siehts dann aus? Wenn ich mir so viel Arbeit mache dann soll diese auch möglichst lange bestand haben und nicht so sehr von äußeren Einflüssen abhängig sein. Wenn ich Fileee verwende, bin ich darauf angewiesen das es die Firma mindestens die nächsten 10 Jahre gibt und in der Zeit auch kein ausländisches Unternehmen Zugang zum Datenbestand erhält. Und das halte ich, in der heutigen Zeit, für ziemlich unwarscheinlich.

Außerdem kostet Fileee Premium rund 4 Euro im Monat plus das Starterset und mindestens 3 Boxen komme ich da schon in den ersten drei Jahren auf einen Betrag von dem ich mir einen Dokumentenscanner kaufen könnte.

Wie vor einigen Jahren schonmal angemerkt, solltet ihr euch, bevor ihr sowas macht, einen Dokumentenscanner kaufen. Mein Geiz hat mich bisher davon abgehalten, daher hat mich das einscannen der Papierberge auch einiges an Zeit gekostet. Aber gut, das initiale scannen macht man ja nur einmal und einen ordentlichen Teil der Rechnungen hatte ich ja schon digitalisiert.

Bisherige Erkentnisse: das aufstempeln der Nummer taugt nur bedingt. Es ist schwerer als man denkt die Zahl da immer an die exakt selbe Stelle und möglichst gerade, ohne zu verschmieren, drauf zu bekommen. Daher bin ich zeitweise dazu übergegangen die Zahl mit dem Drucker aufzudrucken. Das Ergebnis ist zwar besser, aber bei gefalteten Dokumenten oder sehr dünnem Papier verschluckt sich der Drucker gern mal. Außerdem muß ich die Dokumente zum bedrucken ausheften, umsortieren und darauf achten mehrseitige Dokumente nicht fortlaufend zu bedrucken, was sich wiederum im Zeitaufwand niederschlägt. Ich werde also erstmal beim stempeln bleiben, auch wenn die Texterkennung etwas Probleme hat die aufgedruckte Zahl korrekt zu erkennen, aber rückwärtssuchen werd ich wohl eh nie müssen. ;)

Ansonsten hab ich schon einen gut gängigen Workflow entwickelt. Allein die Tatsache das ich nicht mehr jedes Dokument umbennen muß macht die Sache schon um den Faktor 5 schneller. Der Papierberg ist inzwischen auch schon gut um die Hälfte geschrumpft und dadurch das ich keine Ösenhefter und Register mehr verwenden muß, spare ich auch Platz in den Ordnern.

Da ich hier auf dem platten (naja, eher hügeligen) Land leb und daher relativ viel bestelle und natürlich für jeden Artikel auch eine Rechnung bekomme, sammelt sich da im Monat schon ganz ordentlich was an. Man bekommt zwar immer häufiger Rechnungen im PDF Format, aber der Papierflut tut das kaum einen Abbruch. Von diverser Post mit Behörden und Krankenkassen ganz zu schweigen.

Das ganze Zeug fristet bisher zwar ein wohlgeordnetes Dasein in etlichen Regalmetern an Aktenordnern, aber mal kurz was raussuchen oder generell nach bestimmten Rechnungen oder Aktenzeichen suchen ist nicht. Mal ganz von der immensen Platzverschwendung abgesehen. Daher der Gedanke das alles zu digitalisieren und dabei auch gleich die ganzen Kleckerrechnungen zu entsorgen. Hinsichtlich „papierlosem Büro“ gibt es ja unzählige Lösungsansätze bis hin zu „alles in Evernote parken“ (höre ich da Datenschutzarmageddon?).

Meine bisherige Lösung beschränkte sich auf Rechnungen: ich scanne die Rechnungen ein, verpasse dem Ganzen anschließend einen Dateinamen zusammengesetzt aus Rechnungsdatum und Händlernamen und sortiere es anschließend in einen Dateiordner mit passendem Namen und das original, sofern nötig, alphabetisch sortiert in einen Aktenordner. Das ging, zusammen mit OS X Spotlight, ganz gut. Nachteil, großer Nachteil dieser Lösung ist der immense manuelle Aufwand beim bennenen der Dateien, welcher sich in der Form auch nicht sinnvoll automatisieren lässt, sowie die Tatsache das ich doch einiges im Original aufbewahren und auch wiederfinden muß. Und da ich auch gerne meine ganze Korrespondenz digitalisieren möchte, mußte eine neue Lösung her.

Daher mein neuer, etwas radikalerer Ansatz: alles wird gescannt inkl. Texterkennung und der Dateiname wird automatisiert aus einem Zeitstempel generiert. Alles was im Original aufbewahrt werden muß erhält, rechts oben, eine fortlaufende Nummer via Ziffernstempel und wird in Eingangsreihenfolge, ohne weitere Sortierung, abgelegt. Anhand der Ziffer im PDF Dokument weis ich dann wo und in welchem Ordner sich das Originaldokument befindet. Die Ordner im Regal erhalten dann nur noch Aufschriften like 0 – 400, 401 – 800 usw.

Grundsätzlich könnte ich auch hier auf die Funktionen des Betriebssystems setzen, aber da ich die PDFs sortieren, taggen und Automatismen ins Spiel bringen möchte, komme ich um eine passende Verwaltungssoftware nicht herum. Da ich schon sehr lange DevonThink verwende und ich hier auch passende Exportmöglichkeiten habe, ist das die von mir gewählte Lösung. Ich werde berichten. 😉

Ich probier mich ja derzeit an einer Art papierlosem Büro, heißt, ich scanne erstmal alle Rechnungen der vergangenen Jahre ein. Da mein schöner Multifunktionsdrucker nunmal nur einen Flachbettscanner hat und ich mir nicht extra dafür einen Dokumentenscanner mit Einzug kaufen wollte, gestaltet sich das Ganze entsprechend mühsam.

Was ich damit sagen will? Bevor ihr sowas macht, kauft euch einen Dokumentenscanner.